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Que vous soyez une TPE, une PME, une administration ou un groupe, les données sensibles sont au cœur de votre activité. Peut-être avez-vous déjà mis en place des actions pour les protéger ? Mais arrive un moment où ces archives ne sont plus utilisées. Hors de question de jeter vos documents à la poubelle ! Alors, comment s’en débarrasser sans risquer des fuites d’informations ? Avez-vous déjà pensé à faire appel à un expert ou vous munir d’un destructeur de documents ? Dans cet article, on vous explique comment détruire vos données en entreprise pour garantir la confidentialité de vos informations.
Le point sur le RGPD
En matière de destruction de documents, la loi est formelle. Les organismes professionnels sont responsables de la gestion et de la mise en sécurité des données jusqu’à leur destruction. Cela renvoie à la loi du RGPD (règlement général sur la protection des données) qui a pour but premier de protéger les données personnelles. Dans le cadre d’une entreprise, toutes informations privées, publiques ou professionnelles rattachées à un individu comme le numéro d’immatriculation, la date de naissance ou encore la photographie se doivent d’être détruites si elles ont été considérées après examen comme non nécessaires.
Détruire ses archives relève donc d’une obligation et non d’une option, car les risques sont bien réels. Fuite de données sensibles, usurpation d’identité professionnelle, divulgation, perte d’avantages concurrentiels, etc.
La loi impose également une traçabilité en matière de destruction des données en entreprise. Autrement dit, jeter à la corbeille vos documents numériques ou vos papiers est interdit. Des moyens sont mis à disposition afin que chacun puisse assurer la confidentialité de ses données.
Destruction des données en entreprise : machines VS experts
Comment détruire ses archives ? C’est bien là une question qui doit vous brûler les lèvres. Avant toute chose, sachez que vous n’avez pas le droit de vous débarrasser vous-même de vos propres données. Vous êtes soumis à la réglementation qui impose une traçabilité. En fonction de vos besoins et de la taille de votre structure, vous aurez donc le choix entre vous équiper d’un ou plusieurs destructeurs normés ou vous faire accompagner d’un professionnel de la destruction des données sensibles.
DIN 66399, la norme relative aux destructeurs de documents
Autrefois, seuls les supports papier pouvaient être éliminés par un destructeur. La norme DIN 66399 a changé la donne. En effet, avec la multiplication des supports numériques (CD, disques durs, clé USB…) et l’air du digital, la demande des besoins en destruction de données d’informations s’est vue croître. Désormais, les broyeurs de documents sont à la fois capables d’éliminer des documents classiques comme les formats papier (contrats, factures, CGV…), mais aussi les données sensibles issues de supports technologiques. Ils répondent aussi aux exigences réglementaires à savoir la confidentialité et la traçabilité.
D’ailleurs, la norme a prévu une classification afin que ces appareils maximisent au mieux la sécurité des données. Cette catégorisation repose sur le type de support (papier, optique, magnétique, carte mémoire…), le type d’informations et le niveau de protection visé (normal, élevé, très élevé).
Faire appel à un expert pour détruire ses archives
Si vous avez une grosse structure ou que vous avez fréquemment besoin de vous débarrasser de vos déchets papier, se faire accompagner par un expert sera plus avantageux. En effet, le prestataire se chargera de la collecte de déchets électriques sur site, de la mise sûreté de vos données et de l’élimination. Seul un certificat de destruction authentifiera la prestation. Il ne garantit notamment qu’aucune des informations traitées ne peut faire l’objet d’une quelconque restitution. Enfin, un professionnel saura vous guider et vous conseiller en fonction de vos besoins et de vos ressources sur la meilleure solution de destruction à adopter.
Nous arrivons à la fin de cet article, j’espère que vous aurez compris comment vous débarrasser de vos données sensibles sur votre lieu de travail. Sachez que stocker des informations non utilisées vous rendra vulnérable face aux attaques extérieures. La destruction des données d’entreprise est donc une véritable solution pour se protéger, mais aussi protéger ses salariés. Ne reste plus qu’à déterminer comment faire. Si vous souhaitez des conseils à ce sujet, vous pouvez nous contacter au travers de notre site en gestion des DEEE, Ecologic.